Uničenje dokumentov: red, metode, uporaba, skladiščenje

V skladu z veljavno zakonodajo Ruske federacije na področju dokumentacije se dokumenti z iztekom roka hrambe, umaknjeni iz obtoka, odstranijo. Uničenje dokumentov vam omogoča, da sprostite del pisarniškega prostora in organizirate arhiv. To je sestavni del dela vsake organizacije.

stopnje uporabe

Obstajajo nekatera pravila za uničenje dokumentov.Pred postopkom uničenja se vsi dokumenti pregledajo, kar vključuje več faz.V začetni fazi mora vodstvo organizacije izdati ustrezno naročilo. Vrstni red uničenja dokumentov je naslednji:

  1. Opredelitev znanstvene in praktične vrednosti. Po sedanji resoluciji bo to storila strokovna komisija, ki bo podpisala sporazum o shranjevanju. Sestavljajo ga usposobljeni strokovnjaki iz vseh organizacijskih struktur, izbran pa je tudi vodja. Priporočljivo je, da se v komisijo vključi predstavnik uprave, računovodja, odvetnik, referent, predstavnik osebja. Komisija poda strokovno oceno vrednosti in izda ustrezno naročilo.
  2. Izberite seznam dokumentov, ki jih želite uničiti. Oblika in oblika takšnega seznama sta sestavljeni poljubno. On je komisija za recikliranje. Seznam je podroben opis, ki ga potrjujejo podpis predsednika in vsi člani komisije.
  3. Potrdilo o sprostitvi za uničenje dokumentov, ki so predmet uničenja poslovnih dokumentov. Zakon nujno odraža seznam dokumentov, ki jih je treba uničiti, z naslovi, številom njih in členi zakonodaje, na podlagi katerih boizvedena je bila uporaba dokumentov. Vodja podpiše odredbo in akt o uničenju dokumentov.
  4. Organizirajte seznam. Komisija za recikliranje mora pred razpolaganjem z izbranimi obrazci preveriti, ali je bil papir revidiran in kdaj je bil nazadnje revidiran. Po tem se opravi končni pregled - obrazci za odpis, ki so priznani kot dragoceni, se pošljejo v nadaljnje skladiščenje v arhiv, drugi - za recikliranje. Na tej stopnji je treba izdati tudi odredbo.
  5. Fizično uničenje dokumentov z poteklim obdobjem skladiščenja. To je zaupen postopek.

Za uničenje tajnih dokumentov obstaja posebna odredba, ki se bistveno razlikuje od pravil za navadne vrednostne papirje. Za skrivnosti je potrebno preteči določeno obdobje po izteku roka hrambe, šele nato podpisati akt o dodelitvi dokumentov.Uničenje tajnih dokumentov se izvaja v posebnih oddelkih državnih oddelkov, potem ko je vodja oddelka podpisan z odredbo.

Ta pristop k odstranjevanju omogoča zmanjšanje tveganja napačnega uničenja dragocenih poslovnih papirjev in optimizacijo postopka uporabe.

fizično uničenje

\ t

Po pripravi vseh aktov in po podpisu sporazuma o skladiščenju se papir zbere in pošlje v odstranitev. Za organizacije, katerih kroženje dokumentov je treba hraniti v državnih ali občinskih arhivih, se mora uporaba dokumentov nujno dogovoriti z arhivskimi organi. Uničenje računovodstvadokumente pripravi specializirano podjetje. Druge organizacije lahko poskrbijo za uničenje listin po lastni presoji ali za vključitev strukture, pooblaščene za njihovo odstranjevanje v skladu z vsemi varnostnimi pravili.

Trenutno se uporabljajo naslednje metode uničenja dokumentov:

  • Drobljenje. Najbolj razširjena in enostavna metoda je uničevanje dokumentov z drobljenjem.
  • Sežiganje dokumentov se izvaja redkeje, ker je za termično obdelavo potrebna posebna oprema - potrebna je peč za peko. Način zapisovanja dokumentov se je pogosto uporabljal za zaupen papir. Trenutno je to primer najmanj racionalnega in ekološkega načina uničenja.
  • Odstranitev arhiva ob odhodu organizacije.

Za uničenje (poleg sežiganja) se pošlje vzorec, iz katerega so bili predhodno odstranjeni celofanski, plastični, sljuda in drugi pokrovi. Ti materiali niso primerni za recikliranje.

Organizacije za male dokumente imajo pravico, da ročno uničijo papir ročno ali da arhiv prenesejo organizaciji, ki zbira odpadni papir in sklene pogodbo. Vse to pod pogojem, da se potrdi iztek zastaranja, vendar vzorec nima žiga o zasebnosti in ne vsebuje informacij za industrijsko vohunjenje.

Drobljenje vrednostnih papirjev

Najpreprostejša rešitev za odstranjevanje arhivskih dokumentov je uporaba posebne opreme - drobilnikov. To je stroj za uničenje pisarne in arhivadokumentov. Set standardnih drobilnikov vključuje blok posodo, ki je namenjena za 13 - 300 litrov.Tehnika omogoča uničenje listov širine 450 mm, hkrati pa lahko prehaja iz 7 do 85 papirnih listov.Zagotavlja visoko stopnjo tajnosti in odpravlja možnost industrijskega vohunjenja s strani konkurenčnih podjetij.

Glede na obseg poteka dela specializirana podjetja uporabljajo poleg papirnih nosilcev prenosne in industrijske naprave z veliko močjo, ki lahko uničijo diskete, plastične kartice, čekovne knjižice in trdo zavezujoče dokumente. Mnoga podjetja in organizacije poenostavljajo postopek recikliranja in pridobivajo redne pisarniške drobilnike.

Tehnika dokumentov uničuje na več načinov:

  1. Schroeder - Rezanje ravnine rezati papir na tanke trakove vzdolž dolžine ponjave in jih odlagati v posodo. Dokumentacija drobilnika je razširjena v običajnih pisarnah.
  2. Schroeder - drobilec zmelje v drobtine in se uporablja za informacije o posebni tajnosti. Tako je uničenje arhiva dokumentov pod žigom skrivnost.
  3. Mlinček je opremljen s posebnim zaslonom, ki prilagaja širino rezanega papirja. Možno je razpolagati z zaupnimi in neformalnimi dokumenti.
  4. Industrijski drobilnik se uporablja za gostej papir.

Glede na zahteve glede zaupnosti lahko drobilniki razrežejo trakove v širini od 3,9 do 6 mm, delce ali zmeljejo v delce s premerom manj kot 0,5 mm.

Organizacija sama odloča, kako boodstraniti. Specializirana podjetja zagotavljajo storitve, ki vključujejo:

  • Zberite v zaprtih posodah.
  • Prevoz do predelovalnega obrata.
  • Shredivanie v prisotnosti predstavnika organizacije.
  • Priprava akta o odstranitvi.
  • Mešanje in stiskanje papirnih odpadkov pod visokim pritiskom.
  • Pogodba o skladiščenju.
  • Odprema obratov za predelavo surovin.

Strokovno drobljenje odpravlja obnovitev papirja s skeniranjem in uporabo računalniškega programa, ki vam omogoča združevanje fragmentiranih fragmentov in črt v eno celoto.

gorenje papirja

Ta vrsta uporabe računovodskih listin je najprimernejša za dokumentacijo o posebni tajnosti. Seveda, peko dokumentov na prostem je nevarno za zdravje zaposlenih in okolje, poleg tega lahko ta vrsta odlaganja pušča dragocene informacije. Paketi papirjev v žariščih lahko izginejo v celoti, kar je z vidika zaupnosti nedopustno. Poleg tega se nepooblaščeno sežiganje kaznuje z velikimi denarnimi globami. Zato samo specializirana podjetja, ki uporabljajo visokotemperaturne peči za postopek, obravnavajo uporabo ognja. Poleg papirnih nosilcev v peči lahko odstranite vse vrste plastike in trak.

Predstavniki podjetja umaknejo vzorec v zapečatenih zabojnikih, podpišejo pogodbo o skladiščenju in jih odnesejo v termično napravo za recikliranje odpadkov.Tam jih postavimo v pečico in sežgemo do popolnega uničenja. Postopek je potrjen s posebnim zakonom.Burning zagotavlja 100% zanesljivost in anonimnost. Ta način uničevanja dokumentov je določen na zakonodajni ravni.

uničenje iztrebljanja

Ta metoda vključuje odhod v organizacijo stranke in uničenje dokumentov na kraju samem. Uničevanje v tujini izvaja specializirano podjetje, ki ima v lasti lastno opremo.

Za postopek se uporablja industrijski drobilnik, ki je na obisku in je nameščen na ploščadi vozila. Schroeder odlikuje visoka zmogljivost in lahko obdeluje do dve ton papirnih medijev na uro, kar je močan stroj za uničevanje dokumentov. Dokument, ki ga uniči drobilnik, je predmet izterjave, zato ta metoda ni primerna za obravnavo tajnih dokumentov.

Glavna prednost te metode odstranjevanja je odsotnost tveganja izgube pri prevozu. Uničenje vrednostnih papirjev se izvede tik pred vstopom v institucijo s podpisom pogodbe o skladiščenju.

Industrijski drobilniki odvzamejo vzorec v skladu z zahtevami za stopnjo varnosti in znatno presegajo zmogljivost tradicionalnih pisarniških instalacij. Po uporabi se odpadki stisnejo in pošljejo v nadaljnjo predelavo.

Prednosti sodelovanja z družbami za recikliranje

\ t

Postopek recikliranja je za vsako organizacijo zelo delovno intenziven in zahteva začasne stroške. Veliko bolj je donosno sodelovati s specializiranimi podjetji, ki lahko hitro raztovorijo sedežeshranjevanje arhivov za nove stranke. Glavna prednost njihovega dela - uničenje papirjev, ki je prišel iz obtoka na vseh prevoznikih. V tem primeru se sestavi sporazum.

Podjetja ne smejo samo izbrisati zapadlih dokumentov, ampak tudi zagotoviti storitve uporabe:

  • Poslovni dokumenti s tajnimi podatki.
  • Papir v kateri koli obliki, vključno z znaki "voda".
  • Računovodski izkazi, ki so prišli iz obtoka.
  • Vse vrste papirnih izdelkov, vključno z ofsetnim tiskanjem.
  • Časopisi in revije.
  • Knjige v mehki in trdi vezavi.
  • Digitalni mediji - diski, diskete, bliskovni pogoni.
  • Plastične kartice.

Vse storitve specializiranih podjetij so urejene v skladu z rusko zakonodajo. Po sklenitvi sporazuma njihovi predstavniki podpišejo sporazum o nerazkritju zaupnih informacij. Mnoga podjetja zagotavljajo profesionalne arhivske storitve.

Organizacija - stranka ima pravico biti prisotna med postopkom ali zahtevati video ali fotografsko poročilo in podpisati pogodbo o shranjevanju.Podjetje, ki obravnava svoj poslovni ugled, je vedno pozorno na vprašanja uporabe.